Diante do cenário atual globalizado, o mercado se tornou mais competitivo, exigindo maiores habilidades das empresas. Umas dessas habilidades, que tem sido um fator crucial nas relações internas das empresas, é a comunicação, pois o fluxo de informações de uma organização pode sofrer diversas influências, impactando diretamente no bom andamento dos serviços prestados.
A comunicação nem sempre é utilizada de modo eficiente, pois não é comum que esta seja estabelecida de uma forma completa e eficaz. Isso ocorre devido às inúmeras variáveis que influenciam no processo de compreensão e transmissão de informações. Esse problema se agrava em decorrência da possibilidade do surgimento de situações que comprometem a competitividade e podem causar prejuízos à empresa.
A comunicação tem uma função importante no sentido de fazer circular as informações novas, promover o debate e proporcionar a integração entre os vários departamentos da organização. No entanto, as maiorias das empresas acreditam que esta acontece de forma clara e eficiente, não dando o devido valor a esse fator, o que incorrerá em futuros problemas que poderiam ser identificados previamente se este recurso fosse utilizado.
Segundo Pereira e Herschmann (2002), a comunicação desempenha um papel fundamental na sociedade de hoje, pois a mesma está cada vez mais organizada em rede. Essa rede precisa ser exata, pois por ela passam conhecimentos e informações que desempenham um papel estratégico, sendo chave para a produção constante de inovação.
Uma das principais ferramentas para uma melhoria contínua na comunicação interna no contexto empresarial é o SI (Sistema de informação). Essa ferramenta está sendo cada vez mais estudada e utilizada na gestão de empresas que conhecem a devida importância do fluxo de informação.
A informação tem que chegar ao destino final com a mesma idéia que saiu do destino de origem – sem ruídos – para que as empresas não tomem decisões precipitadas. No fluxograma abaixo (hierarquia organizacional), conseguimos visualizar a grande complexidade do fluxo de informação enfrentado pelas empresas. A comunicação horizontal e principalmente vertical é um
desafio para aquelas que buscam uma melhoria contínua em sua comunicação. Trabalhar de uma maneira eficiente para que as informações cheguem ao destino almejado e da forma desejada é um trabalho um tanto quanto complexo. (clique na imagem para ampliar)
O SI é uma ferramenta que busca o melhoramento nesses tipos casuais em uma organização. Ter um bom sistema integrado é fundamento para a tomada de decisões e, também, para o alcance de soluções de problemas.
Existem vários tipos de sistema de informações que buscam o melhoramento da comunicação de uma empresa. Como, por exemplo, tem-se o sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que torna possível um feed back mais rápido e preciso de todas as informações internas necessárias, possibilitando, assim, que sejam providenciadas medidas que proporcionem uma melhoria contínua de todos os seus processos. O sistema ERP é uma ferramenta da Tecnologia da Informação que consegue integrar os processos empresariais e as atividades dos vários departamentos de uma empresa.
Além da velocidade e da precisão das informações passadas para os setores da empresa, o fluxo de informação não irá ocorrer apenas dentro desta. Externamente, tem-se os stakeholders, que são os fornecedores, concorrentes, clientes,acionistas, entre outros; que também necessitam de informações para que todos estejam em harmonia com a informação.
A idéia da comunicação empresarial é saber como lidar com todos os tipos de informações, buscando meios de ter um feed back mais preciso de todos os processos econômicos. Dessa forma, as empresas têm maiores chances de continuarem vivas em um mercado cada vez mais competitivo.
Vê-se, por isso, que a globalização uniu um novo mundo de relações e comunicações rápidas. Agora tudo é holístico: a economia, os mercados, as finanças, a tecnologia, a ciência, a cultura, a política, as leis e as organizações. Por este motivo, a importância da comunicação torna-se evidente e fundamental tanto para as organizações como também para todo o contexto que envolve a sociedade mundial.
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